Базы данных как способ хранения и обработки

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о магазинах и предлагаемых товарах и т. д.

В этой главе мы расскажем, как создать базу данных, которая содержит информацию о работниках. Такая база данных удобна по следующим причинам:
- она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя и отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения, количество детей и т. д.);
- с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров или причины их текучести;
- пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро формировать должностные оклады, рассчитывать суммы отпускных, начислять зарплату и премии за выслугу лет.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Excel.

Диалоговое окно Форма

Диалоговое окно Форма

В Excel имеется специальное диалоговое окно (рис. 4.24), которое обеспечивает удобный способ ввода и просмотра данных в списке. Для вызова этого окна необходимо поместить табличный курсор в любую ячейку списка и выполнить команду Данные/Форма. С помощью встроенной формы, нажимая на соответствующие кнопки, вы можете вводить, редактировать и удалять записи табличной базы данных.

Фильтрация списка

Фильтрация списка

Выбрать из списка нужные данные можно при помощи фильтрации, то есть путем сокрытия всех строк списка, кроме тех, которые удовлетворяют заданным критериям. Чтобы воспользоваться функцией фильтрации, необходимо установить табличный курсор на одну из ячеек заголовка списка (в нашей таблице это диапазон А1:U11) и вызвать команду Данные/Фильтр/Автофильтр. После ее активизации в правом нижнем углу каждой ячейки заголовка появится маленький квадратик со стрелкой раскрывающегося списка.

Рассмотрим приемы работы с автофильтром на следующем примере. Давайте определим, сколько представителей сильного пола работает на предприятии. Нажмите кнопку фильтрации, расположенную в ячейке с заголовком Пол, и в открывшемся списке выберите букву М (мужчина). В строке состояния появится сообщение Фильтр: отбор (рис. 4.20). Все строки, которые не удовлетворяют заданному критерию, будут скрыты. Стрелка на кнопке списка окрасится в синий цвет, указывая на то, что для данного поля включен автофильтр.

Форматирование табличной базы данных

Форматирование табличной базы данных

После внесения в список данных о нескольких сотрудниках можно приступать к форматированию таблицы. Вы увидите, что ширину одних столбцов нужно увеличить, а других, наоборот, уменьшить. Если текст не помещается в заголовке или поле, то к этому диапазону ячеек необходимо применить автоматический перенос текста с выравниванием по центру или по краям, отметив опцию переносить по словам на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 3.11).

Как правило, для заголовка выбирают шрифт, отличающийся от шрифта остальной области списка. Давайте зададим для строки заголовков шрифт со следующими параметрами: гарнитура Arial Cyr, стиль Обычный, размер 10 пунктов, цвет синий. Кроме того, выберем для ячеек заголовка выравнивание по центру. Это можно сделать посредством панели инструментов Форматирование (рис. 4.8) или с помощью диалогового окна Формат ячеек.

Панель инструментов Форматирование

Вид и размер шрифта можно задать, выбрав нужные элементы в раскрывающихся списках Шрифт и Размер шрифта (рис. 4.8).

Формирование заголовка списка

Формирование заголовка списка

Предположим, что перечень столбцов списка, который будет применяться при создании базы данных, набит в текстовом редакторе Word (рис. 4.1).

ПРИМЕЧАНИЕ

Количество столбцов списка ограничено только допустимым количеством столбцов рабочего листа Excel (то есть 256).

Создание табличной базы данных сотрудников

Создание табличной базы данных сотрудников

Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы Обработка перенесенных текстовых данных Занесение информации в базу данных Форматирование табличной базы данных Работа с окнами Разделение таблицы на области Закрепление областей Фильтрация списка Поиск данных в списке Диалоговое окно Форма Предварительный просмотр документа Выбор размера и расположения таблицы на странице Создание колонтитулов Определение параметров вывода листа на печать Задание области печати Запуск процесса печати

Изменение имени листа

Изменение имени листа

По умолчанию рабочим листам присваиваются имена Лист1, Лист2 и т. д. Конечно, такие имена никак не отражают тип выполняемых на листе расчетов. Выработайте привычку присваивать листам информативные имена, иначе через некоторое время вы просто перестанете ориентироваться в своих данных. Что касается нашей задачи, то давайте присвоим рабочему листу с табличной базой данных имя Сотрудники. Это можно сделать несколькими способами:
- путем вызова команды Формат/Лист/Переименовать;
- посредством щелчка правой кнопкой мыши на ярлыке листа и выбора в появившемся контекстном меню команды Переименовать;
- двойным щелчком мышью на ярлыке листа.

После выполнения любого из этих действий имя листа на ярлыке будет выделено черным цветом, и вам останется только ввести новое имя листа с клавиатуры.

Обработка перенесенных текстовых данных

Обработка перенесенных текстовых данных

Обратите внимание, что все заголовки оформлены в одном формате:
- порядковый номер;
- точка;
- пробел;
- непосредственно текст заголовка;
- точка с запятой.

Однако из заголовка нам нужен только текст, образующий имя поля списка. Поэтому следующим этапом работы будет очистка текста от лишних символов. Конечно, эту операцию можно произвести вручную, до или после копирования текста в электронные таблицы. Но если записей будет несколько десятков или сотен, то вы потратите на это очень много времени и, скорее всего, внесете ошибки.

Справиться с данной работой можно довольно быстро, если использовать текстовые функции Excel. Алгоритм одного из таких методов представлен на рис. 4.2.

Определение параметров вывода листа на печать

Определение параметров вывода листа на печать

Если табличная база данных содержит не 10 записей, а намного больше, то при ее печати мы получим не одну страницу, а несколько. Однако если строка заголовка будет присутствовать только на первой странице, то работать с таблицей будет не удобно.

В Excel существует возможность печатать заголовки на каждой странице. Задается эта опция на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы. Однако если вкладка открыта в режиме предварительного просмотра, то сделать это невозможно. Поэтому сначала закройте диалоговое окно Параметры страницы (нажав кнопку ОК для сохранения заданных ранее параметров) и выйдите из режима предварительного просмотра (нажав кнопку Закрыть). Затем посредством команды Файл/Параметры страницы вызовите это же диалоговое окно и перейдите в нем на вкладку Лист (рис. 4.30).

Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы

Перенос данных из текстового редактора в электронные таблицы

Поскольку перечень полей табличной базы данных находится в документе Word, надо переместить его в электронные таблицы. Вот как можно быстро и без ошибок выполнить эту операцию:
1. Выделите перечень в документе Word и скопируйте его в буфер обмена.
2. Перейдите в программу Excel (если она запушена, то это можно осуществить посредством клавиш [Alt+Tab]).
3. Поместите табличный курсор в любую ячейку рабочего листа, расположенную под строкой 1 (в строке 1 будут находиться имена полей табличной базы данных). Допустим, вы выбрали ячейку А4.
4. Произведите вставку текста, находящегося в буфере обмена. В результате заголовки будут расположены друг под другом и займут 21 ячейку рабочего листа.

Pис. 4.7. Рабочий лист со сложной формулой

Pис. 4.7. Рабочий лист со сложной формулой

СОВЕТ

Прежде чем создавать методом вложения формулу, состоящую из других формул и функций, введите в ячейки простые формулы. Проверьте, правильно ли они работают, а затем произведите вставку одних формул в другие.

Перенос заголовков из столбца в строку

После удаления из названий столбцов лишних символов можно приступать к формированию строки заголовка списка. Для этого необходимо поместить имена столбцов в строку 1:
1. Выделите и скопируйте в буфер обмена полученный после обработки текст из диапазона ячеек D4:D24.
2. Поместите табличный курсор в ячейку А1, которая будет служить началом строки заголовка списка.
3. Нажмите правую кнопку мыши и выделите в контекстном меню команду Специальная вставка.
4. В диалоговом окне Специальная вставка (рис. 2.6) отметьте опцию транспонировать.
5. Нажмите кнопку ОК. В результате все заголовки будут расположены по горизонтали в диапазоне А1:U1.

Прежде чем приступить к форматированию ячеек заголовка, введите в список данные хотя бы о пяти сотрудниках. Ведь нам не известно, как будет выглядеть табличная база данных с внесенной информацией.

Поиск данных в списке

Поиск данных в списке

Поиск необходимых данных в списке можно осуществлять также при помощи команды Найти (как в текстовом редакторе Word). Эта команда позволяет быстро отыскать любое сочетание символов, слов или цифр. Предположим, нам нужно найти номера телефонов, которые начинаются цифрами 234. Активизируйте команду Правка/Найти, внесите символы 234- в поле Что диалогового окна Найти (рис. 4.22), а затем нажмите кнопку Найти далее. Вызвать это диалоговое окно можно также посредством комбинации клавиш [Ctrl+F].

После ввода в поле Что значения 234- вам поочередно будут предложены к рассмотрению все телефоны, которые начинаются этими цифрами. Если же в данное поле ввести слово "иван", то будут найдены все Иваны, Ивановы и Ивановичи.

Чтобы заменить найденные значения, нужно нажать кнопку Заменить диалогового окна Найти. После этого название диалогового окна изменится с Найти на Заменить, и в нем появится дополнительное поле ввода Заменить на. Введите в это поле фрагмент данных, которыми следует заменить фрагмент, указанный в поле Что. Замену найденного фрагмента можно произвести, нажав кнопку Заменить. Если же все элементы в списке можно заменить без предварительной проверки, воспользуйтесь кнопкой Заменить все.

Предварительный просмотр документа

Предварительный просмотр документа

Перед выводом файла на печать необходимо посмотреть, как он будет выглядеть на бумаге. Для этого нужно перейти в режим предварительного просмотра. Проще всего это сделать, нажав одноименную кнопку на стандартной панели инструментов. Можно также воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр.

При первом включении режима предварительного просмотра наша таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 4.25.

Обратите внимание, что таблица занимает только половину страницы, но в строке состояния есть надпись Предварительный просмотр: страница 1 из 2. (Нажав на кнопку Далее, вы можете перейти в режим просмотра страницы 2 и увидите, что и она не заполнена.) Таким образом, при печати небольшая таблица будет расположена на двух листах, что не совсем удобно. Как этого избежать, мы расскажем далее.

Просмотр табличной базы данных

Просмотр табличной базы данных

Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу (книге) мы присвоили имя База. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся. Вы можете убедиться в этом, выделив диапазон ячеек А1:Ш 1, в котором расположена таблица, и выбрав в раскрывающемся списке Масштаб (рис. 4.13) элемент По выделению.

Работа с окнами

Работа с окнами

В Excel существует возможность открыть для одного и того же рабочего листа два окна (рис. 4.14). Данная операция выполняется при помощи команды Окно/Новое. После этого в списке открытых книг меню Окно вы увидите некоторые изменения. Если ранее здесь было указано имя только одной книги (База), то теперь в списке появятся два имени: База:! и База:2. Список команд меню Окно представлен на рис. 4.15.

На основе электронных таблиц можно

Резюме

На основе электронных таблиц можно создавать несложные базы данных, в которых удобно хранить сведения о сотрудниках предприятия, прайс-листы, информацию о заказах. Аналогом таблицы базы данных в программе Excel служит список. Часто обнаруживается, что необходимая для занесения в Excel информация создана в другой программе (например, в Word или программе бухгалтерского учета), поэтому ее требуется предварительно обработать. Если вы этого не сделаете, данные будет очень сложно сортировать и просматривать. Те, кто не знаком с текстовыми функциями Excel, вынуждены проделывать в этом случае большой объем ручной работы. Обрабатывать большие таблицы станет намного легче, если вы научитесь оперировать с окнами, выполнять разделение таблицы на области и закрепление этих областей. Для поиска определенных данных в списке можно использовать функцию фильтрации и команду Найти. Выработайте привычку присваивать рабочим листам информативные имена. Не забывайте удалять ненужные листы. Прежде чем запустить процесс печати, перейдите в режим предварительного просмотра и подберите размеры полей, масштаб представления таблицы и другие параметры печати. Не забывайте, что Excel позволяет создавать колонтитулы и повторять шапку таблицы на всех листах.

Окно текстового редактора с перечнем столбцов списка

Рис. 4.1. Окно текстового редактора с перечнем столбцов списка


На данном рисунке льготы по ПН (пункт 18) - это льготы, которыми пользуется сотрудник при начислении подоходного налога. Пункт "Совместитель - многодетный", расположенный ниже, содержит сведения о том, является ли данный сотрудник совместителем или многодетным родителем. Справочный столбец предназначен для внесения дополнительной информации.

Алгоритм очистки текста от лишних символов

Рис. 4.2. Алгоритм очистки текста от лишних символов


При этом предполагается, что формат перечня заголовков точно соответствует приведенному выше описанию. В противном случае (если, например, после точки вместо одного пробела введены два) алгоритм работать не будет.

Определение длины текста заголовка

Для определения количества символов в тексте, содержащемся в ячейке, используется функция ДЛСТР. Рассмотрим ячейку А4 со вставленным в нее текстом 7. Порядковый номер;. Поместите табличный курсор в ячейку В4, которая находится справа от ячейки А4, и вызовите окно Мастер функций. В списке Категория выберите элемент Текстовые, в списке Функция выделите имя функции ДЛСТР, нажмите кнопку ОК, и на экране появится панель функции ДЛСТР (рис. 4.3).

Данная функция возвращает количество символов в текстовой строке. Синтаксис ее таков:
ДЛСТР(текст)

где текст - это текст, в котором определяется количество символов. Имеющиеся в тексте пробелы также считаются символами.

Введите в поле Текст значение А4, нажмите кнопку ОК, и в ячейке В4 появится следующая формула:
=ДЛСТР(А4)

Таким образом мы узнаем, что в ячейке А4 находится текст, содержащий 20 символов.

Панель функции ДЛСТР

Рис. 4.3. Панель функции ДЛСТР

Удаление последнего символа из заголовка

Следующий этап нашей работы - удаление символа ";" в конце строки. Выберите из текста, находящегося в ячейке А4, все символы, кроме последнего. Для этой цели следует использовать текстовую функцию ЛЕВСИМВ (рис. 4.4). Она возвращает заданное количество символов текстовой строки, отсчитанных от ее начала, то есть слева. Синтаксис функции имеет такой вид:
ЛЕВСИМВ(текст;количество_символов)

где текст - это текстовая строка, из которой извлекаются символы. Параметр количество_символов определяет, сколько символов должна извлечь функция ЛЕВСИМВ из текста.

Панель функции ЛЕВСИМВ

Рис. 4.4. Панель функции ЛЕВСИМВ


Количество извлекаемых символов во втором аргументе функции следует задавать в виде числа. Это число может находиться в ячейке, адрес которой указан в данном аргументе. Введите функцию ЛЕВСИМВ в ячейку С4. Первым аргументом функции является адрес ячейки А4, где расположен исходный текст. В качестве второго аргумента использовано число, которое возвращает функция ДЛСТР, находящаяся в ячейке В4. Но если во второй аргумент ввести только адрес ячейки В4, то в ячейке С4 будет присутствовать все содержимое ячейки А4. Однако для удаления из исходного текста последнего символа во втором аргументе необходимо указать число, которое на единицу меньше количества символов, присутствующих в исходном тексте. Поэтому формула в ячейке С4 должна выглядеть следующим образом:
=ЛЕВСИМВ(А4;В4-1)

Удаление начальных символов из заголовка

Для удаления из исходного текста начальных символов (то есть порядкового номера и пробела) можно использовать текстовую функцию ПРАВСИМВ, аналогичную описанной выше функции ЛЕВСИМВ. Синтаксис функции ПРАВСИМВ такой же, только она отсчитывает символы, начиная с конца указанного текста, то есть справа.

При вводе этой функции в ячейку D4 в качестве исходного текста задаем строку без одного последнего символа, полученную в результате преобразования в ячейке С4.

Количество символов во втором аргументе не является одинаковым для всех формул диапазона D4:D24 и зависит от порядкового номера поля в исходном тексте. Для заголовков с порядковыми номерами от 0 до 9 во втором аргументе должно находиться число, равное количеству символов, рассчитанному функцией ДЛСТР в ячейке В4, уменьшенное на 4:
- порядковый номер - 1 символ;
- точка после порядкового номера - 1 символ;
- пробел после точки - 1 символ;
- символ ";", который уже удален предыдущей функцией ЛЕВСИМВ, но учитывается функцией ДЛСТР в ячейке В - 1 символ.

Таким образом, в ячейке D4 у нас будет такая формула:
=ПРАВСИМВ(С4;В4-4)

В заголовках с порядковыми номерами от 10 до 99 необходимо вычесть уже 5 символов, потому что данные номера состоят из двух цифр, для номеров от 100 до 999 - 6 символов и т. д. В данном случае мы создаем формулу, которая нуждается в последующей корректировке второго аргумента.

На рис. 4.5 приведен рабочий лист для преобразования заголовков с формулами, а на рис. 4.6 - результаты преобразований в текстовом виде.

Рабочий лист с формулами преобразования текста

Рис. 4.5. Рабочий лист с формулами преобразования текста

Создание сложной формулы для обработки текста

Для выполнения всех описанных выше действий можно создать одну формулу и разместить ее в одной ячейке. С этой целью воспользуемся методом вложения одной формулы (функции) в другую, при котором одни формулы (функции) применяются в качестве аргументов в других.

Продемонстрируем этот метод на примере. Сначала мы должны модифицировать ячейку В4.
1. Активизируйте ячейку В4 и в режиме правки в строке формул скопируйте (вырежьте) находящуюся в этой ячейке формулу без знака равенства.
2. Нажмите клавишу [Enter] и поместите табличный курсор в ячейку С4.
3. В строке формул выделите ссылку на адрес ячейки В4 и вместо этой ссылки вставьте содержимое буфера обмена.

Этапы преобразования текста

Рис. 4.6. Этапы преобразования текста


В результате вместо адреса ячейки В4 в строке формул будет находиться формула, прежде содержащаяся в ячейке В4. Таким образом, после редактирования ячейка С4 будет содержать следующую формулу:
=ЛЕВСИМВ(А4;ДЛСТР(А4)-1)

Как видите, в качестве второго аргумента функции ЛЕВСИМВ, определяющего, какое количество символов текста необходимо вернуть, задано значение, возвращаемое функцией ДЛСТР (то есть количество символов в исходном тексте), уменьшенное на единицу.

Далее перейдите в ячейку D4 и произведите в ней аналогичную замену адреса ячейки на формулу. Формула в ячейке D4 должна быть похожа на предыдущую:
=ПРАВСИМВ(С4;ДЛСТР(А4)-4)

Затем возвратитесь к ячейке С4 и скопируйте находящуюся в ней формулу из строки формул. После этого нажмите клавишу [Enter], перейдите к ячейке D4 и вставьте в нее вместо ссылки на адрес ячейки С4 скопированную формулу. После всех этих манипуляций формула в ячейке D4 должна выглядеть следующим образом (рис. 4.7):
=ПРАВСИМВ(ЛЕВСИМВ(А4;ДЛСТР(А4)-1);ДЛСТР(А4)-4)

Первым аргументом функции ПРАВСИМВ является уменьшенный на один символ текст, состоящий из начальных символов, возвращенных функцией ЛЕВСИМВ из исходного текста. Второй аргумент функции ПРАВСИМВ - это уменьшенное на 4 количество символов исходного текста, вычисленное функцией ДЛСТР.

Списки Шрифт и Размер шрифта панели инструментов Форматирование

Рис. 4.8. Списки Шрифт и Размер шрифта панели инструментов Форматирование


Для изменения начертания шрифта на панели инструментов имеются три кнопки: Полужирный, Курсив и Подчеркнутый.

Кнопки выбора начертания шрифта панели инструментов Форматирование

Рис. 4.9. Кнопки выбора начертания шрифта панели инструментов Форматирование


Выровнять текст в ячейке по горизонтали вы можете, воспользовавшись одной из следующих кнопок: По левому краю, По центру, По правому краю.

Кнопки выравнивания текста в ячейке на панели инструментов Форматирование

Рис. 4.10. Кнопки выравнивания текста в ячейке на панели инструментов Форматирование


Цвет шрифта выбирается в раскрывающемся списке Цвет шрифта.

Раскрывающийся список Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование

Рис. 4.11. Раскрывающийся список Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование

Диалоговое окно Формат ячеек

Практически все вышеперечисленные действия можно выполнить, вызвав диалоговое окно Формат ячеек и выделив вкладку Шрифт. Эта вкладка позволяет выбрать вид, стиль начертания, размер и цвет литер шрифта.

Диалоговое окно Формат ячеек, вкладка Шрифт

Рис. 4.12. Диалоговое окно Формат ячеек, вкладка Шрифт

Лист с табличной базой данных сотрудников при выборе масштаба По выделению

Рис. 4.13. Лист с табличной базой данных сотрудников при выборе масштаба По выделению


Если использовать нормальный масштаб, например 100%, то при просмотре левой части списка не будет видна его крайняя правая часть и наоборот. Если в списке несколько сотен записей, то при просмотре нижней его части не видна строка заголовков.

Чтобы работать с этим списком было удобно, нам необходимо видеть строку заголовков и три левых столбца, содержащих номер по порядку, табельный номер и фамилию работника. Существует несколько методов, позволяющих установить необходимый режим просмотра данных:
- открытие нескольких окон;
- разделение таблицы на области;
- закрепление областей таблицы.

Два окна рабочего листа c табличной базой данных

Рис. 4.14. Два окна рабочего листа c табличной базой данных

Список команд меню Окно

Рис. 4.15. Список команд меню Окно


Теперь после вызова команды Окно/Расположить на экране появится диалоговое окно Расположение окон (рис. 4.16). В области Расположить окна этого окна выберите, например, переключатель сверху вниз. В результате на экране появятся два окна с одним и тем же листом книги. Одно из окон является активным, на что указывает более яркий цвет его заголовка.

Диалоговое окне Раепсасженик окон

Рис. 4.16. Диалоговое окне Раепсасженик окон


Перейти к другому окну можно, воспользовавшись одним из следующих методов:
- щелкнув указателем мыши в этом окне;
- с помощью комбинации клавиш [Ctrl+Tab];
- с использованием меню Окно (имя нужного окна будет указано в списке, находящемся в нижней части меню).

Первый метод можно применить только в случае, когда окно, к которому нужно перейти, отображено на экране. Вторым и третьим методами можно вызывать невидимое окно открытой книги, если таковая имеется.

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание, что при перемещении по полю листа в одном окне, вид другого окна не изменяется. А вот если вы внесете в одно из окон какие-либо изменения, то таковые появятся и в другом окне.

Однако для нашего случая такой способ просмотра таблицы является не самым удобным. Поэтому давайте вернем таблицу в исходное состояние (когда на экране отображено только одно окно). При этом будет восстановлено и прежнее имя книги - База. Это можно сделать двумя способами:
- нажав кнопку Развернуть в правом верхнем углу любого окна;
- воспользовавшись комбинацией клавиш [Ctrl+FlO].

Закрыть одно из окон можно одним из следующих методов:
- нажав кнопку Закрыть окно (с крестиком) в правом верхнем углу окна;
- нажав комбинацию клавиш [Ctrl+F5].

А чтобы свернуть окно, необходимо выполнить одно из таких действий:
- нажать кнопку Свернуть окно в правом верхнем углу сворачиваемого окна;
- применить комбинацию клавиш [Ctrl+F9].

Скрыть одно окно можно, выполнив команду Окно/Скрыть. В этом случае окно не закрывается. Для его восстановления нужно задать команду Окно/Отобразить и, когда появится диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги (рис. 4.17), в области Показать скрытое окно книги выбрать его имя (скажем, База:2) и нажать кнопку ОК.

Диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги

Рис. 4.17. Диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги

Лист с табличной базой данных, разделенный на области

Рис. 4.18. Лист с табличной базой данных, разделенный на области


Поместите табличный курсор в ту ячейку рабочего листа, где должна появиться граница раздела, и вызовите команду Окно/Разделить. Выполнив разделение, вы сможете просматривать в одном окне различные области таблицы. При этом:
- две области, расположенные в столбце одна под другой, будут иметь один и тот же заголовок;
- две области, расположенные рядом по горизонтали, будут иметь одинаковые номера строк.

Если таблица разделена на четыре области, то каждая область имеет независимые полосы прокрутки, что позволяет выводить на экран несмежные вертикальные и горизонтальные области таблицы. Линии, разделяющие таблицу на области, можно легко перемещать мышью.

При необходимости убрать разделение таблицы на области воспользуйтесь одним из следующих способов:
- выполните команду Окно/Снять разделение;
- подведите указатель мыши к полосе разделения и дважды щелкните на ней;
- перетащите полосу разделения к краю окна.

Лист с закрепленными областями

Рис. 4.19. Лист с закрепленными областями


Для отмены закрепления областей следует выполнить команду Окно/Снять закрепление областей.

Использование автофильтра для отбора записей по признаку "М" (мужчина)

Рис. 4.20. Использование автофильтра для отбора записей по признаку "М" (мужчина)


Если же требуется уточнить, сколько среди этих мужчин начальников, нажмите также кнопку автофильтра в ячейке Должность и выберите в соответствующем ей списке слово Начальник. В строке состояния появится сообщение о том, сколько строк удовлетворяет заданному критерию: Найдено записей: 2 из 10 (то есть ответ будет дан сразу же). Результат изображен на рис. 4.21.

Чтобы отменить фильтрацию по определенному столбцу, достаточно открыть список автофильтра в этом столбце и выбрать пункт Все. Однако если функция фильтрации задана для нескольких столбцов, вам придется повторить эту операцию несколько раз. В этом случае лучше воспользоваться командой Данные/Фильтр/Отобразить все.

Рабочий лист после фильтрации списка сотрудников по критерию "мужчина - начальник"

Рис. 4.21. Рабочий лист после фильтрации списка сотрудников по критерию "мужчина - начальник"


Функция фильтрации будет работать как следует, если вы будете внимательными при занесении данных. В частности, нужно следить за тем, чтобы в начале и в конце текстовых данных не было лишних пробелов. На экране они не заметны, но могут привести к ошибочным результатам, а на их выявление тратится много времени.

При фильтрации выполняется отбор данных, точно отвечающих заданному критерию. Поэтому, если вместо слова "Начальник" с столбце встречается слово "Начальник_", то есть с пробелом в конце, Excel воспринимает эти значения как разные. Чтобы избавиться от несоответствий такого рода, скопируйте в буфер обмена ячейку со словом "Начальник", активизируйте фильтр для выборки по признаку "Начальник_" и замените неправильные значения содержимым буфера.

Диалоговое окно Найти с внесенными начальными цифрами искомого телефонного номера

Рис. 4.22. Диалоговое окно Найти с внесенными начальными цифрами искомого телефонного номера

Диалоговое окно Заменить...

Рис. 4.23. Диалоговое окно Заменить с начальными цифрами телефонного номера, который нужно найти, и цифрами для замены начальных

В диалоговом окне формы отображаются данные выбранного сотрудника

Рис. 4.24. В диалоговом окне формы отображаются данные выбранного сотрудника

Таблица в режиме предварительного просмотра

Рис. 4.25. Таблица в режиме предварительного просмотра

Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Страница

Рис. 4.26. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Страница

Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Поля

Рис. 4.27. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Поля

Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Колонтитулы

Рис. 4.28. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Колонтитулы


По умолчанию отведенные для колонтитулов поля являются пустыми. Однако Excel предоставляет в распоряжение пользователя большой набор встроенных колонтитулов, перечни которых находятся в полях Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. Вкладка Колонтитулы имеет специальные поля, позволяющие увидеть, как будет выглядеть колонтитул после выполнения установок. Так, верхний колонтитул на рис. 4.28 содержит следующую информацию: имя файла, имя листа, номер страницы, дату и время вывода файла В нижнем колонтитуле указано имя лица, подготовившего отчет.

Диалоговое окно Bерхний колонтитул

Рис. 4.29. Диалоговое окно Bерхний колонтитул


Нажмите кнопку Создать верхний колонтитул, после чего появится диалоговое окно Верхний колонтитул (рис. 4.29). Это окно состоит из трех полей, предназначенных для ввода текста колонтитулов: Слева, В центре и Справа. Данные поля обеспечивают выравнивание текста, соответствующее их названию. В средней части диалогового окна располагаются кнопки, предназначенные для задания параметров шрифта для колонтитула и вставки в него традиционных частей.

Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы

Рис. 4 30. Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы


В поле Выводить на печать диапазон этого окна можно задать область печати. В расположенной ниже области Печатать на каждой странице имеется два поля: сквозные строки и сквозные столбцы.

Чтобы обеспечить печать строки заголовков на каждой странице, достаточно поместить курсор в поле сквозные строки, после чего щелкнуть мышью в любом месте строки заголовков (в нашем случае - в строке 1).

В области Печать находятся такие опции:
- сетка - если данная опция отмечена флажком, то на печать выводятся линии, разделяющие ячейки на рабочем листе (обычно при печати документов не используется);
- черно-белая - путем установки этой опции задается черно-белая печать оформленных цветом элементов;
- черновая - применяется при черновой печати для экономии тонера и уменьшения времени печати;
- заголовки строк и столбцов - в сочетании с опцией сетка позволяет определить структуру рабочего листа (может потребоваться в процессе разработки таблиц).

На рис. 4.31 наш документ представлен в режиме предварительного просмотра при трех заданных опциях: сетка, черно-белая и заголовки строк и столбцов.

Документ в режиме предварительного...

Рис. 4.31. Документ в режиме предварительного просмотра; отмечены опции сетка, черно-белая и заголовки строк и столбцов


В области Последовательность вывода страниц вкладки Лист располагаются два переключателя, задающие последовательность вывода страниц на печать: вниз, затем вправо и вправо, затем вниз. Они позволяют указать последовательность нумерации страниц печатного документа.

Диалоговое окно Печать

Рис. 4.32. Диалоговое окно Печать


В области Печатать диалогового окна Печать находятся такие переключатели:
- все (на печать выводятся все страницы);
- страницы (на печать выводится определенное число страниц, номера которых указываются в полях ввода с и по).

Выбрав соответствующие переключатели в области Вывести на печать, можно запустить на печать:
- выделенный на рабочем листе диапазон;
- выделенные листы (отметить нескольких листов можно, удерживая нажатой клавишу [Ctrl]);
- всю книгу (то есть все таблицы, расположенные на различных рабочих листах).

Создание колонтитулов

Создание колонтитулов

Выводимые на печать отчеты часто требуется снабдить дополнительной информацией, например, пронумеровать страницы, указать дату вывода документа и имя его автора. Многие делают это вручную. Однако в Excel имеется возможность выполнять подобную работу автоматически. Но для этого надо научиться формировать колонтитулы. Управление их содержимым и параметрами осуществляется при помощи вкладки Колонтитулы (рис. 4.28).

Списки

Списки

Аналогом простой базы данных в Excel служит список. Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, цену за единицу товара и т. д.

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию (в нашем примере он располагается в строке 1). Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. Для отделения заголовка от расположенных ниже данных применять пустые строки не следует.

Удаление листов

Удаление листов

По умолчанию новая книга содержит три листа. Однако во многих случаях данные занимают только один или два листа. Кроме того, часто при расчетах приходится применять промежуточные листы, на которых производится отладка алгоритма обработки данных. Когда такие листы становятся ненужными, их следует удалить. Лишние листы рекомендуется удалить и накануне пересылки файла по электронной почте.

Перейдите на лист, подлежащий удалению, и вызовите команду Правка/Удалить лист или щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке этого листа и выберите в контекстном меню команду Удалить. Excel отобразит окно с предупреждением, что отменить операцию удаления листов невозможно. Вы должны подтвердить свое намерение, нажав кнопку ОК.

Чтобы удалить несколько листов сразу, отметьте их ярлыки мышью, удерживая нажатой клавишу [Ctrl] или [Shift]. При помощи клавиши [Ctrl] можно выделить отдельные листы, а при помощи клавиши [Shift] - несколько листов, расположенных рядом.

Выбор размера и расположения таблицы на странице

Выбор размера и расположения таблицы на странице

Если расположение таблицы на странице не удовлетворяет вашим требованиям, попытайтесь изменить ориентацию страницы. Нажмите кнопку Страница в окне предварительного просмотра, и на экране тут же появится диалоговое окно Параметры страницы. Перейдите на вкладку Страница этого окна (рис. 4.26). Созданная нами база данных будет смотреться значительно эффективнее, если шапку таблицы расположить вдоль большей стороны страницы. Для этого отметьте в области Ориентация переключатель альбомная. Подтвердите свой выбор, нажав кнопку ОК.

Если же и после этого таблица не помещается на одной странице, попробуйте изменить масштаб представления таблицы. Выберите в области Масштаб один из переключателей:
- установить % от натуральной величины;
- разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту.

При выборе первого переключателя вы должны задать масштаб в соответствующем поле ввода, а при выборе второго таковой будет подобран автоматически.

На вкладке Поля (рис. 4.27) можно задать размеры верхнего, нижнего и боковых полей страницы, а также колонтитулов. В области Центрировать на странице данной вкладки находятся опции, позволяющие задать центрирование таблицы. Для нашей таблицы можно установить флажок горизонтально.

Вывод таблиц на печать

Вывод таблиц на печать

У неопытных пользователей при печати документов, созданных в Excel, часто возникают проблемы. Объясняется это, в частности, тем, что необходимо учитывать ряд дополнительных факторов, нехарактерных, скажем, для процесса печати Word-документов. Продемонстрируем сказанное на примере. Допустим, что в диапазоне ячеек А1:В2 вы создали небольшую таблицу и при этом в ячейку АА1000 случайно ввели пробел. Если перед отправкой документа на печать не предпринять соответствующих мер, то в результате будет выведено 100 страниц бумаги, 99 из которых окажутся пустыми. Для того чтобы вы могли не только выполнить расчеты, но и представить их в надлежащем виде, мы рассмотрим особенности печати документов в Excel.

Задание области печати

Задание области печати

Иногда требуется распечатать только часть данных таблицы. Для этого нужно, предварительно выделив на рабочем листе нужный диапазон, воспользоваться командой Файл/Область печати/Задать. Чтобы вывести на печать несмежные части таблицы, следует выделить их, удерживая нажатой клавишу [Ctrl], а затем задать область печати. Для отмены определения области печати выполните команду Файл/Область печати/Убрать.

ПРИМЕЧАНИЕ

Задать область печати будет не лишним даже тогда, когда будет распечатываться вся таблица целиком (см. пример в начале раздела).

Закрепление областей

Закрепление областей

Очень неудобно работать с таблицей, если не видны заголовки строк и столбцов. Для устранения этого недостатка области таблицы следует закрепить, что позволяет при просмотре областей списка одновременно видеть на экране часть его заголовка и расположенные слева столбцы. С целью закрепления областей в нашей таблице выделите ячейку D2 и вызовите команду Окно/Закрепить области. В этом случае в просматриваемой строке всегда будут видны порядковый и табельный номера, а также фамилия сотрудника (столбцы А:С и строка 1). Пример одновременного отображения различных областей таблицы приведен на рис. 4.19.

Занесение информации в базу данных

Занесение информации в базу данных

Ниже приведены советы, которые помогут вам создать удобную для работы базу данных сотрудников.
1. При вводе табельного номера (или другого набора цифр), который начинается с нуля, помните, что Excel может воспринять его как число и отбросить этот нуль. Чтобы этого не произошло, следует указать перед нулем префикс "'" либо задать для ячейки (или диапазона) текстовый формат. Для выбора формата откройте диалоговое окно Формат ячеек (рис. 2.11 в главе 2) на вкладке Число и отметьте в списке Числовые форматы элемент Текстовый.
2. Для фамилии, имени и отчества выделяйте отдельные ячейки, а не вносите все эти данные в одно поле, где обрабатывать их довольно сложно. При необходимости содержимое ячеек можно объединить.
3. Наименование отдела (сектора, подразделения) и должность сотрудника также заносите в отдельные поля. Это позволит быстро определить, например, количество сотрудников в данном подразделении, текучесть кадров по указанной должности в течение определенного времени и многое другое. Представленные таким образом данные легко обрабатывать автоматически.
4. Указывайте дату приема и увольнения сотрудника, что позволит определить, скажем, стаж его работы в подразделении или среднее время работы на данной должности. Указание даты, с которой начинается отсчет непрерывного производственного стажа, даст возможность автоматически определить непрерывный стаж, произвести автоматическое начисление премии за выслугу лет и за дни временной нетрудоспособности.
5. Если в таблице имеется столбец с таким заголовком, как улица, не заносите в него сокращение ул. (например, вместо ул. Красноармейская в поле достаточно ввести только слово Красноармейская либо для проспекта - Правды пр-т). Номера телефонов в табличной базе данных старайтесь записывать в одном стиле. К примеру, если один телефонный номер записан в виде 234-56-78, то не вносите другие как 234-5678мяк 2345-678. Нарушение этих принципов значительно усложняет поиск и сортировку данных.
6. Не забывайте вносить в базу данных даты рождения сотрудников. Используя дополнительную сервисную функцию (она описана ниже), вы сможете определить, у кого из работников в ближайшее время день рождения, и поздравить этого человека.
7. Создавайте справочные поля. Такие поля обеспечивают удобную сортировку данных по каким-то заданным критериям. Если человек уволился, можно поставить в поле соответствующий флажок, например, в виде цифры 1, и тогда, воспользовавшись фильтром, отображать в списке либо только работающих на предприятии, либо только уволенных.

Применение функции ЛЕВСИМВ для определения дня рождения сотрудников

Столбец Р списка содержит номер работника, по которому, используя функцию ЛЕВСИМВ, можно определить его день рождения с точностью до одного дня. В идентификационном коде работника первые пять цифр отражают дату его рождения в одном из форматов дат Excel. Если идентификационный номер внесен, например, в ячейку Р2, то для определения даты рождения в ячейку О2 введите следующую формулу:
=ЛЕВСИМВ(Р2;5)*1

Эта формула возвращает пять первых символов в текстовом формате, а последующее умножение на единицу переводит текстовый формат в числовой. Вам лишь остается задать для ячейки О2 формат даты.

Запуск процесса печати

Запуск процесса печати

После того как вы установили все необходимые параметры печати, проще всего отправить документ на печать, нажав кнопку Печать на стандартной панели инструментов.

Но прежде чем печатать весь документ, советуем вывести на печать несколько первых страниц, чтобы посмотреть, устраивает ли вас расположение данных. Для этого нужно вызвать диапоговое окно Печать, воспользовавшись:
- командой Файл/Печать;
- комбинацией клавиш [Ctrl+P];
- кнопкой Печать, находящейся на каждой вкладке диалогового окна Параметры страницы, а также в окне предварительного просмотра.

---

---